L’organizzazione di un evento aziendale può essere un momento particolarmente stressante.

Le cose da pianificare sono tante ed è importante per la riuscita dell’evento avere una road map ben definita sulle priorità. Oggi affrontiamo uno dei punti più importanti: la ricerca della location

Per cominciare è fondamentale capire che tipo di evento si vuole organizzare. Le sale che si trovano sul mercato possono essere molto diverse tra loro e non tutte sono adatte a qualsiasi tipo di situazione.

 

LA LOCATION IN BASE ALLA TIPOLOGIA DI EVENTO

Nel caso volessi organizzare uno speach, la presentazione di un progetto, una conferenza stampa o un corso di formazione avrai bisogno di una sala con posti a sedere. E’ quindi molto importante capire che tipo di affluenza ci si aspetta.

Se ci si attende un’affluenza di 50 persone una sala con 150 sedute potrebbe risultare troppo grande.

Per la buona riuscita dell’intervento sono fondamentali videoproiettore e microfono. Tutte le persone presenti devono avere una buona visuale e la possibilità di ascoltare il relatore e porre le proprie domande senza difficoltà.

Nel caso l’evento che desideri organizzare è legato ad un particolare avvenimento aziendale o un periodo dell’anno, come il Natale, avrai molto probabilmente bisogno di una sala con tavoli per poter organizzare un catering. La sala anche in questo caso deve essere della giusta dimensione e attrezzata con un microfono.

 

LA ZONA DELLA LOCATION SCELTA

Altro aspetto da non sottovalutare è la zona che di desidera scegliere. Per la buona riuscita del tuo evento devi dare la possibilità a tutti di poter raggiungere la location con qualsiasi mezzo. Treno, metro e pulman devono essere facilmente raggiungibili. Se prevedi che la maggior parte delle persone raggiunga il posto prescelto con mezzi propri devi prevedere dei parcheggi non troppo distanti.

 

L’ACCESSO ALLA STRUTTURA

Devi prevedere che non tutte le persone abbiamo le stesse capacità motorie, pertanto per evitare spiacevoli situazioni di disagio e imbarazzo, sia per chi organizza sia alla persona disabile l’accesso alla strutta deve essere semplice.

Prevedi un parcheggio disabili vicino all’ingresso, le porte, gli ascensori e tutte le uscite d’emergenza devono essere a norma e di facile accesso.

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